Como configurar el correo en outlook – Guia completa + Video tutorial

13 Mar Como configurar el correo en outlook – Guia completa + Video tutorial

Hoy en día uno de los temas más importantes que una pyme tiene que cuidar es la comunicación con sus clientes. No me refiero a la comunicación con sus clientes o posibles clientes a través de redes sociales si no me refiero a través del correo electrónico y aprender a configurar el correo en outlook es básico

¿Porque es tan importante el correo electrónico?

Toda la comunicación que tengamos con nuestros clientes tanto presupuestos, albaranes, notificaciones deberían de ir a través del correo electrónico ya que es una forma muy fácil de tener los organizados y poder demostrar siempre el envío de las notificaciones. Es por eso que el correo electrónico es uno de los temas con los que tenemos que tener más cuidado en nuestra empresa.

Es muy habitual que muchas pymes el correo electrónico de cabecera de la empresa sea un correo de los llamados ” gratuitos” cómo pueden ser Hotmail, Gmail, Outlook, ...

Siempre es conveniente que nuestra empresa cuente con un correo electrónico en el que el dominio sea el nombre de la empresa o lo más parecido posible dando así una imagen de profesionalidad y aumentando nuestra imagen de marca.

En muchos casos las pymes nunca llegan a contratar su propio dominio porque piensan que es una inversión muy grande, nada más lejos de la realidad, porque contratar nuestro dominio propio puede costarnos anualmente unos 100 € y con ello conseguiremos un correo profesional que represente nuestra empresa.

Ya tengo mi propio correo electrónico, ¿ donde puedo configurar el correo?

Con el fin de que podamos almacenar correctamente tanto los correos enviados como los recibidos siempre es conveniente en una pyme sepa como configurar el correo en un gestor de correo.

Estos gestores de correo nos van a permitir configurar todas las cuentas que necesitemos en ellos y almacenarlos correctamente para que siempre estén a nuestra disposición.

Dependiendo de como hagamos la instalación de la cuenta en nuestro gestor de correo podremos tener descargado siempre el correo electrónico de la empresa en nuestro ordenador y así poder consultarlo en el caso de que nos quedemos sin internet.

Hoy en día uno de los gestores de correo más habituales en las empresas es el Microsoft Outlook que está incluido en el paquete de Office. Este software no es gratuito pero actualmente el precio de las licencias de Office no es tan alto como antes ya que puedes tener versiones como la licencia de Office 365 por 69 € al año incluyendo world, excel, powerpoint, one drive y minutos de Skype.

En el caso de que no quisieras invertir dinero en una licencia de Office, podrías utilizar gestores de correo gratuito como por ejemplo el Mozilla thunderbird, qué es un gestor de correo bastante bueno y además su licencia gratuita.

Tanto en Microsoft outlook como en el mozilla Thunderbird se pueden instalar todo tipo de cuentas de correo electrónico tanto gratuitas como con dominio propio.

Tipos de cuenta a la hora de configurar el correo en el  gestor de correo

A día de hoy las dos tipos de cuenta que se suelen instalar más habitualmente en un gestor de correo son las llamadas cuentas POP y cuentas IMAP.

La diferencia básica entre las dos es dónde está el correo que estamos viendo nuestro gestor.

Cuentas POP

Si configuramos nuestra cuenta de correo como una cuenta POP, al hacer un enviar recibir, lo que va a hacer el gestor de correo es conectarse con el servidor de correo de nuestro hosting y descargarse el correo electrónico a nuestro ordenador en local. Dependiendo de como hayamos configurado nuestra cuenta POP en ese enviar recibir que hacemos del servidor podemos dejar una copia del correo que nos descargamos en el servidor; siempre solemos aconsejar a los clientes que aunque hayamos instalado en nuestras cuentas de correo como correo POP dejemos en el servidor un cierto número de días de correo para que así nos pueda servir incluso como copia de seguridad de los últimos días.

Cuentas IMAP

Si configuramos nuestra cuenta de correo como correo IMAP, nuestro gestor de correo se conectará al servidor y nos mostrará el correo que hay en el servidor de nuestro hosting sin descargarse la local, según vayamos abriendo los correos se nos generará una copia en local.

Normalmente las instalaciones pop se suelen hacer en los gestores de correo de los ordenadores de oficinas y las instalaciones IMAP las haremos en los teléfonos móviles.

En nuestro caso vamos a hacer la instalación de una cuenta de correo en Microsoft Outlook.

¿ Cómo podemos saber los datos para configurar el correo?

Una vez que contratemos el correo electrónico en nuestro distribuidor de hosting, es la propia empresa de hosting la que nos proporcionará toda la configuración de la cuenta para que la podamos instalar en nuestro Microsoft Outlook.

¿ Cuáles son los datos de configuración que necesitamos?

Los datos que vamos a necesitar para configurar nuestra cuenta de correo en el gestor son:

– Usuario

– Contraseña

– Dirección del servidor de correo entrante o servidor POP

– Dirección del servidor de correo saliente o servidor SMTP.

Pasemos a la acción, comenzamos a configurar

En este caso hemos elegido el hosting de Raiola network como proveedor de correo  y vamos a configurar la misma cuenta en Outlook 2007 y Outlook 2017

Outlook 2007

Os dejamos un vídeo tutorial donde explicamos paso a paso como instalar la cuenta de correo en outlook 2007

Outlook 2016

Aquí os dejamos otro vídeo tutorial para instalar tu email en Outlook 2016

En el caso de la versión 2010 y 2013 para instalar las cuentas de correo vamos a la opción “archivo” que esta en la parte superior izquierda y en la siguiente ventana pulsamos en configurar cuenta, la ventana que nos saldrá para añadir la cuenta es igual que el la versión 2007.

IMPORTANTE ” recordar que outlook nos permite hacer copias de seguridad de nuestro correo de forma muy fácil. Aquí os dejamos un tutorial para que aprendáis a hacer las copias de seguridad de vuestro correo -> Copias de seguridad en outlook

Espero que el artículo os sirva de ayuda.